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【pickupニュース】あなたの利用会社は大丈夫?管理会社の半数超が管理不足でトラブルを経験

日々のニュースの中で不動産投資や賃貸経営、資産運用など暮らしに関わるニュースをピックアップしてます。
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イスプリが不動産業界のデータ管理状況を徹底調査
株式会社イスプリは9月29日、不動産業界で働く人を対象とした、取り扱い物件における「契約書・更新日の管理方法」をめぐる調査を実施、その結果をとりまとめて公開しました。

セキュリティ面など、情報管理の難しさがクローズアップされる中、利用者としても知っておきたい業界の課題など、現状の実態が明らかにされています。

調査は、ゼネラルリサーチの協力を得て、2020年9月11日~9月13日の期間、インターネット・アンケート方式で行われました。不動産業界の就業者を対象とし、1,110人の有効回答を得ています。

・契約書の管理方法
紙の書類のみで管理:28.5%
紙の書類と一部データで管理:58.7%
完全データ管理:12.8%

まず、契約書の管理方法について尋ねたところ、「紙の書類と一部データで管理」しているケースが最も多く、約6割を占めていました。次いで「紙の書類のみで管理」しているという28.5%で、「完全データ管理」処理というケースは12.8%でした。

デジタル移行が進む社会ですが、不動産業界では賃貸借契約書の紙媒体による保管が5年間義務づけられていることもあり、紙媒体重視の傾向が根強く残っています。

・更新日管理の方法
社内で共有ツールを使って管理:65.1%
担当者が個人で管理:34.4%
その他:0.5%

・更新日管理に使うツール
Googleカレンダー:27.3%
Excel:27.0%
自社管理システム:24.8%
Googleスプレッドシート:16.1%
サードパーティー製管理システム:3.7%
その他:1.1%

賃貸契約で重要になる、更新日の管理についてはどのように行っているか尋ねたところ、「社内で共有のツールを使って管理」しているという人が65.1%で多くを占めましたが、「担当者が個人で管理」しているというケースも34.4%と、全体の3分の1以上にみられ、重要事項ながらごく属人的管理を行っている業者も少なくないことが分かりました。

更新日管理において、用いている具体的なツールとしては、「Googleカレンダー」がトップの27.3%で、2位は僅差の27.0%となった「Excel」でした。誰でも使うことができる、こうしたごく一般的なツールを使って管理している業者が多いようです。

3位は「自社の管理システム」の24.8%で、4位に「Googleスプレッドシート」の16.1%、「サードパーティー製管理システム」というケースも3.7%と少数ながらみられました。

・管理不足が原因のトラブル経験有無
トラブルが発生したことがある:54.0%
トラブルが発生したことはない:46.0%

契約書や更新日など、物件にかかる管理不足でトラブルが発生したことはあるかどうか尋ねたところ、半数を超える54.0%の人が「ある」と回答していました。

具体的なトラブル内容では、顧客情報の共有不足や、紙媒体書類の紛失、更新お知らせの出し忘れ、更新手続きミスによる継続処理などが報告されています。中には、更新日60日前になっても顧客の意思確認ができず、物件のダブルブッキングを引き起こしそうになったという声もありました。

担当者変更時などはとくに注意!求められる適正で効率的なデータ管理
・担当者変更時に困ること
属人的管理のため引き継ぎに時間がかかる:44.7%
書類やデータの保存先が分からない:29.8%
全ての契約書の内容まで引き継ぎができない:22.9%
その他:2.6%

情報の共有不足など、管理がスムーズに行えていない場合、担当者が変更になった場合、とくに問題が発生しやすいと考えられます。そこで、担当者変更の際に困ることを尋ねたところ、「属人的な管理のため引き継ぎに時間がかかる」という回答が44.7%で最も多くなっていました。

また「書類やデータの保存先が分からない」というケースも29.8%と約3割にみられ、「全ての契約書の内容まで引き継ぎができない」も22.9%と2割を超えていました。

自由コメントでも、「残存データが多すぎて整理できない」、「急な変更時は情報共有が難しい」、賃貸にかかる「細かなことを引き継ぎするのはとても時間がかかり手間」といった声が寄せられています。中には「確認したことと書面に記載されていることが異なる」ために苦労したという声もありました。

・個人情報管理で困った経験の有無
困ったことがある:51.7%
困ったことはない:48.3%

賃貸契約など不動産関連の重要書類には、多くの個人情報も含まれています。こうした個人情報の管理において困った経験があるかという問いでは、51.7%が「ある」としました。やはり半数超が個人情報管理にも苦心しています。

具体的に困った経験の内容を尋ねると、「上司の危機意識が薄く不特定多数が閲覧できる状態になっている」、「流出しないよう気をつけてはいるが対策が万全なのか疑問」といった声が上がりました。

現場ではセキュリティ面の問題性を感じているにもかかわらず、改善されていないケースも少なくないことが分かります。実際に「ペーパー管理での流出」を経験したという声もあり、対策が急務と考えられます。

・データ管理の一元化で業務効率は上がるか
はい:77.0%
いいえ:23.0%

引き継ぎの手間やトラブルの経験、セキュリティ面の不安など、管理について課題が多くあることが浮き彫りになってきたところで、これらデータにおける一元管理ができれば、業務効率も上がるのではないかと尋ねると、「上がると思う」とした人が77.0%にものぼりました。

管理不足や情報の不適切な取り扱いは、運用における大きなトラブルのもとになります。利用業者は信頼できるか、管理状況について問題はないか、物件オーナーの側でも十分注意しておきたいですね。

ピックアップニュースは以上になります。
最後までお読み頂き、ありがとうございます。
今後も皆様のお役に立つ内容をお届けしてまいりますのでご期待ください!

(画像はプレスリリースより)


▼外部リンク

株式会社イスプリによるプレスリリース(PR TIMES)
https://prtimes.jp/main/html/rd/p/000000002.000063949.html

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